2.  Solicitud a la Agencia.

El proyecto se sometería a una verificación de antecedentes acerca de la presentación a cualquier otra agencia anterior y elegida para la recaudación de fondos. La Procura General identificaría la agencia adecuada para recaudar fondos para ese proyecto. El Procurador de Misiones del Organismo tendría que volver a trabajar la propuesta en el Formato de la Agencia de Donantes que le envió la Procura General y proporcionar todos los documentos de respaldo necesarios. Solo la Procura General de Misiones mantendrá comunicación directa con la Agencia.

3.  Aprobación del proyecto.

Cuando se aprueba el Proyecto por parte de la Agencia, el Procurador General de Misiones firma el contrato con la Agencia para su puesta en marcha. En caso de cambio del personal en la Procura General, el Procurador entrante asume todas las responsabilidades acordadas en el Contrato con la Agencia. La cantidad para el proyecto se recibiría en las Cuentas Bancarias designadas de Proclade Internazionale Onlus o de la Procura General de Misiones según la propuesta.

4.  Costo administrativo

Se deducirá una cantidad del 4% por el costo administrativo del proyecto. Debe incluirse en las cuentas durante los Informes intermedios y de finalización. El costo así recibido se utilizará para financiar el presupuesto de la Procura General de Misiones.

5.  Carta de oferta

Tan pronto como el dinero se reciba en el Banco, se preparará una Carta de Oferta para ese Proyecto. Contendría la duración, las actividades principales, los métodos de mantenimiento de cuentas, los procedimientos de documentación, los plazos de los informes provisionales y de conclusión, los calendarios de plazos, los agentes de supervisión y la conclusión del proyecto. Las copias de la Carta de Oferta se enviarían al Prefecto General de Apostolado, al Superior Mayor del organismo y al Procurador de Misiones del Organismo. Junto con la Carta de Oferta, también se enviará la primera cuota del dinero.

6.  Implementación del Proyecto

El Procurador de Misiones es la persona responsable de la puesta en marcha ante la Procura General. En la ubicación del proyecto, las actividades podrían ser realizadas por otros Misioneros Claretianos. El proyecto debería haber comenzado no más de 3 meses a partir de la fecha de recepción de la primera cuota. En caso de que haya algún retraso en el inicio, se debe notificar con prontitud a la Procura General. Cualquier demora causada por más de 6 meses iniciaría un proceso para recuperar el dinero a las cuentas de la Procura General.

La mayoría de los detalles de la marcha del proyecto se descargarán en CLAPNET. Sin embargo, no todos los documentos se descargarán y se mantendrán por separado en la Procura General.

7.  Administración financiera

El dinero para los proyectos se entregará en cuotas según la Carta de Oferta. El proceso habitual sería proporcionar la primera cuota junto con la Carta de Oferta. La solicitud para la próxima cuota se realiza a través de un Formulario de Solicitud de Cuotas. Este formulario contiene detalles sobre las actividades realizadas, el dinero gastado en varios capítulos de cuentas y las fotos de los proyectos realizados o las compras realizadas. Después de la verificación de los detalles proporcionados en la solicitud con la propuesta del proyecto, se tomaría una decisión por parte de la Procura General para enviar el próximo pago.Con el envío de la próxima cuota, se envía una Nota de Envío que detalla la transacción. Esta nota contendrá detalles sobre la cantidad enviada y las áreas específicas donde se debe gastar el dinero. Cada recibo de dinero por parte del Organismo Claretiano debe ser reconocido por el Documento de Recibo del Banco, proporcionado por el Banco.

8.  Requisitos de documentación

El Organismo que recibe los proyectos debe mantener un sistema de documentación de dos niveles. El primer nivel es la Procura del Organismo y el segundo nivel es la ubicación donde se lleva a cabo el proyecto. En el primer nivel, en la Procura de Misiones del Organismo, se debe conservar un archivo con todas las copias impresas de los documentos relacionados con el proyecto, así como las copias en digital. Todas las Facturas y Vouchers de los proyectos deben mantenerse en la Procura del Organismo por un período mínimo de 5 años. En el lugar donde se lleva a cabo, el Ejecutor del Proyecto debe conservar también un conjunto de copias impresas y en digital que le competan. Junto con eso, se debe mantener un Diario del Proyecto para anotar todos los eventos principales de los proyectos según la Fecha del Calendario. Todos los documentos relacionados con el Proyecto están sujetos a verificación por parte de la Agencia Donante, la Procura General de Misiones y los miembros del Gobierno General durante sus visitas.

9.  Directrices para la presentación de informes

Los proyectos con una duración de un año deberán presentar un Informe provisional después de seis meses y un Informe de finalización después de un año. La fecha límite de los informes es un mes después de sus respectivas fechas de finalización. Dado que los requisitos de presentación de informes de las Agencias serían diferentes, para cada proyecto, la Procura General preparará un Formato de Informe Intermedio y un Formato de Informe de Finalización que se enviará a los Organismos dos meses después de haber proporcionado la Carta de Oferta. Utilizando los detalles proporcionados en los documentos, el Procurador General es el responsable de presentar estos informes a las Agencias Donantes.

10.  Visitas de verificación

Los representantes de las Agencias Donantes visitarían el lugar del proyecto con o sin aviso previo. Por lo tanto, el Ejecutor del Proyecto, así como la Procura de Misiones del Organismo, deben mantener todos los documentos en orden en todo momento durante el proyecto. El personal de la Procura General, así como los miembros del Gobierno General, también harían visitas de verificación según las necesidades y posibilidades. Los documentos que deben estar disponibles durante las visitas de verificación son el diario del proyecto, las cuentas y la documentación fotográfica. La Agencia puede requerir una reunión con los beneficiarios del proyecto a veces sin la presencia del personal del proyecto.

11.  Conclusión del proyecto

Con la aceptación del Informe de Finalización por parte de la Agencia, el Proyecto concluiría en sus archivos. La Procura General prepararía un Registro de Finalización con el cual se concluiría finalmente el proyecto. Este Registro proporcionaría la evaluación de la Procura General sobre el proyecto, gestionando aquellas actividades de sostenibilidad que continuarían después de la finalización del proyecto, así como el uso de los recursos creados por el proyecto. A nivel de la Procura del Organismo, se deben tomar medidas para mantener todos los registros del proyecto por un mínimo de 5 años y a nivel de Procura General por un período de 8 años como mínimo.